Innan du köper ett WMS behöver du veta tre saker: hur ditt lager fungerar i dag, vad systemet måste klara från första dagen och hur det ska prata med ditt affärssystem. Har du svaren på de frågorna blir det lätt att jämföra leverantörer. Har du dem inte är det lätt att hamna i en situation där leverantören som berättar för dig vad du behöver.
Här är åtta saker att reda ut innan du skriver på, i den ordning vi brukar rekommendera. Listan fungerar oavsett vilket system du landar i.
Alla lager behöver inte ett WMS. Plockar du ett tiotal ordrar om dagen och kan lagret utantill räcker ofta lagerdelen i affärssystemet.
Några tecken på att det är dags:
Gå igenom flödet från inleverans till utleverans och returer. Skriv ner vad som fungerar, var det blir kö och vilka moment som görs för hand.
Dela sedan upp kraven i tre listor:
Listan blir din måttstock i varje leverantörsmöte och utgångspunkten för implementeringen.
Läs mer: Ska du köpa ett WMS? 5 tips från Care of Carls logistikchef
Oftast är det affärssystemet som håller koll på artiklar, kunder och ekonomi. WMS:et sköter det som händer på lagergolvet. Bestäm tidigt var gränsen går, så att ingen data finns på två ställen.
Fråga sedan hur integrationen till just ditt affärssystem fungerar. Finns det en färdig koppling, eller ska den byggas? Vem äger den när något ändras?
Glöm inte de andra systemen: e-handelsplattform, transportbokning och eventuell automation i din utvärdering och plan.
Licensen är sällan den största posten över tid. Därför är det viktigt att räkna på den totala ägandekostnaden (TCO).
Be varje leverantör om en kalkyl som täcker:
Jämför sedan mot vad dagens sätt att jobba kostar dig i tid, felplock och missade cut-offs.
Ett WMS byter du inte varje år. Fundera på hur volymerna ser ut framåt och om du planerar fler lager, nya marknader eller automation som AutoStore eller transportband.
Tänk också på säsongstoppar. Om du tar in extra personal inför Black Week eller julhandeln, hur enkelt är det att lägga till och ta bort användare? Och klarar systemet att styra både manuella zoner och robotar i samma orderflöde?
Ett system som ser bra ut i en demo kan vara trögt på golvet. Ta med en plockare eller en lagerarbetare till demon och låt hen hålla i den mobila enheten.
Fråga hur lång tid det tar innan en ny medarbetare plockar själv. Det avgör hur snabbt du kan skala upp inför en topp, och hur sårbar du är när någon slutar
Läs mer: Därför är ett användarvänligt WMS avgörande för ditt lagerteam
Be om en konkret plan:
vilka steg,
vem som gör vad
och hur lång tid det brukar ta för ett lager som ditt.
Fråga också hur mycket tid ditt eget team behöver lägga, och om ni kan köra projektet parallellt med den dagliga driften. Ett WMS-projekt kräver tid från er sida, inte bara från leverantören så se till att sätta ihop en projektgrupp innan ni drar i gång.
Referenser säger mer än en säljpresentation, särskilt från företag med liknande volymer, sortiment och affärssystem. Be om att få ringa en lagerchef, eller ännu bättre, besöka ett lager som kör systemet.
Bra frågor till en referenskund:
Osäker på att göra utvärderingen själv? En oberoende konsult eller partner som känner flera system kan hjälpa dig att jämföra.
Ett WMS-köp landar sällan bara hos lagret. Vd:n vill veta vad det betyder för tillväxten. CFO:n vill se kostnaden och återbetalningstiden. IT vill ha svar om arkitektur, säkerhet och integrationer.
Ta in dem tidigt, så slipper du ett nej i sista stund. Vi har samlat svaren för varje roll på egna sidor som du kan skicka vidare:
Bitlog WMS är ett molnbaserat WMS för växande lager i Norden och Nederländerna. Kort om punkterna som brukar väga tyngst:
Vad kostar ett WMS?
Det beror på licensmodell, antal användare, vilka moduler du behöver och hur mycket integration som krävs. Räkna på totalkostnaden över några år, inklusive implementering, hårdvara och uppgraderingar, inte bara månadsavgiften.
Hur lång tid tar det att implementera ett WMS?
Det varierar med lagrets storlek, antal integrationer och hur mycket tid ditt team kan lägga. Ett molnbaserat standardsystem går oftast att få igång på veckor. Med Bitlog WMS är det cirka 5 veckors arbete, utspritt på 5 till 12 kalenderveckor.
Behöver jag ett WMS om jag redan har ett affärssystem?
Inte alltid. Lagerdelen i affärssystemet räcker ofta för ett litet lager med enkla flöden. Ett eget WMS behövs när volymerna växer, när ni blir fler på lagret eller när du vill styra plock och inlagring bättre. Det jobbar då ovanpå affärssystemet.
Vad ska en kravlista för WMS innehålla?
Dina flöden från inleverans till utleverans och returer, de integrationer som krävs och dina volymer i dag och framåt. Dela upp kraven i det som måste fungera från start, det som kan komma senare och det som är bra att ha.
Molnbaserat eller lokalt installerat WMS?
Ett molnbaserat WMS kräver inga egna servrar och uppgraderas löpande av leverantören. Ett lokalt installerat system ger mer egen kontroll men också mer eget ansvar för drift och uppgraderingar.