Så slipper du tomma plockplatser under högsäsong

När det är högsäsong töms plockplatserna snabbare än någon hinner fylla på dem. Varje tom plats betyder att en plockare får vänta, gå till buffertlagret eller hoppa över orderraden.

Lösningen är att planera påfyllningen på samma sätt som du planerar plocket. Sätt kriterier för påfyllnad utifrån verklig efterfrågan. Skapa ett påfyllnadsuppdrag innan platsen blir tom. Och utför uppdraget när det inte stör plocket.

Varför påfyllningen blir flaskhalsen

De flesta plockplatser är dimensionerade för en vanlig vecka. Under högsäsong kan dina snabbrörliga artiklar sälja tre eller fyra gånger så mycket. En plats som brukade räcka en hel dag behöver fyllas på före lunch.

På många lager sker påfyllningen fortfarande när någon råkar upptäcka att det är eller börjar bli tomt på en plockplats. Oftast är det en plockare som står vid en tom plats med en order i handen. Sedan kommer trucken fram mitt under de mest intensiva plocktimmarna vilket leder till att gången blockeras och kön av stressade plockare växer.

Varje försening är liten men under en hel högsäsongsdag leder det till sena ordrar, ofullständiga leveranser och övertid.

Sätt påfyllnadsnivåer och dimensionera platserna för högsäsong

Du behöver titta på två siffror för varje plockplats:

• Påfyllnadsnivå: det saldo som utlöser en påfyllning.
• Maxnivå: hur mycket platsen rymmer.

En enkel tumregel är att påfyllnadsnivån ska täcka det du säljer medan påfyllningen är på väg, plus en buffert.

Ett exempel: En artikel säljer normalt 40 enheter per dag och 160 per dag under högsäsong. En påfyllning tar en halv dag. Då behöver påfyllnadsnivån ligga på minst 80 enheter, plus en buffert. Är den fortfarande inställd för en vanlig vecka blir platsen tom innan påfyllningen hinner fram.

Gå igenom påfyllnadsnivåerna för dina säsongsartiklar några veckor innan säsongen drar igång. Utgå från förra årets högsäsongsförsäljning, inte den här månadens.

Ibland är det själva platsen som är problemet. Om en artikel behöver fyllas på fem gånger om dagen hjälper en större plats mer än en snabbare påfyllning.

Så förbereder du dig inför högsäsongen:

• Flytta dina viktigaste säsongsartiklar till större platser nära packningen.
• Flytta artiklar som inte säljer just nu längre bak, så frigör du de bästa platserna.
• Ge dina mest snabbrörliga artiklar en extra plockplats, så att plockarna inte köar vid samma ställe.

När högsäsongen är över och det lugnar ner sig på lagret flyttar du tillbaka artiklarna till sin vanliga plats. Det som fungerar i december fungerar sällan i mars.

Gör påfyllningen till en planerad uppgift

Påfyllning och plock delar samma gångar. Fyll därför på när det är få plockare ute:

• Kör en hel påfyllningsrunda före varje skift, så att dagen börjar med fulla platser.
• Använd de lugna stunderna, till exempel mellan plockvågorna eller direkt efter cut-off för er största transportör.
• Fyll först på det som nästa plockvåg behöver. En plats som ingen plockar från de närmaste timmarna kan vänta.

Målet är att en truck aldrig ska dela gång med en plockare som har fullt upp. Hänger påfyllningen på att någon kommer ihåg den är det stor risk att den halkar efter under högsäsong.

Gör det till ett uppdrag i stället:

• När en plats går under sin påfyllnadsnivå skapas ett påfyllningsuppdrag.
• Uppgiften skickas till en mobil enhet och visar vilken artikel det gäller, hur många, var de ska hämtas och vart de ska.
• Teamledaren ser öppna och avslutade uppgifter, så att inget faller mellan stolarna vid skiftbytet.

Då blir det också tydligt vem som har ansvaret. Under högsäsong: utse en person eller ett team per skift som sköter påfyllningen.

Så hanterar Bitlog påfyllning under högsäsong

Så här håller Bitlog WMS plockplatserna fulla när det drar ihop sig.

• Påfyllningsuppgifterna skapas åt dig. När saldot på en plockplats går under påfyllnadsnivån skapar Bitlog en påfyllningsuppgift och skickar den till en handdator eller mobil. Inga fler rundor med papper och penna.
• Autopilot håller planen uppdaterad. Den prioriterar ordrar utifrån transportörernas cut-off-tider och fördelar arbetet på golvet. Med några minuters mellanrum planerar den om alla öppna ordrar, så att planen hänger med när ordermixen ändras.
• Setup Advisor hjälper dig att sätta rätt påfyllnadsnivåer. För varje artikel jämför den de senaste 26 veckornas faktiska historik och redan bokade ordrar med hur artikeln är inställd i dag, och föreslår ändringar. Den ger bara råd. Det är du som bestämmer vad som ändras.

Inget WMS än? Börja med den här checklistan

Allt det här kan du göra innan du byter system:

1. Lista dina 50 viktigaste säsongsartiklar.
2. Ta fram varje artikels högsta dagsförsäljning under förra årets högsäsong.
3. Sätt en påfyllnadsnivå för varje artikel som täcker påfyllningstiden plus en buffert.
4. Flytta snabbsäljande artiklarna till större platser nära packningen.
5. Lägg in en fast påfyllningsrunda före varje skift.
6. Utse en påfyllningsansvarig per skift.

Även om du arbetar med papper och penna slipper du många brandkårsutryckningar i sista minuten.

Vanliga frågor

Vad menas egentligen med påfyllning?
På de flesta lager betyder påfyllning att flytta varor från buffertlagret till plockplatserna. En del använder ordet även för inköp från leverantörer. Bestäm vad ni menar och använd samma betydelse i hela teamet.

Hur ofta ska vi se över påfyllnadsnivåerna?
Minst inför varje säsong, och efter varje större förändring i sortimentet. Om vissa platser blir tomma gång på gång, kolla dem direkt.

Ska vi fylla på under plocktimmarna?
Bara när det inte går att undvika. Påfyllning före skiften och under lugna stunder håller gångarna fria. Under plocktimmarna fyller du bara på det som nästa plockvåg behöver.