Innan du köper ett WMS behöver du veta tre saker: hur ditt lager fungerar i dag, vad systemet måste klara från första dagen och hur det ska prata med ditt affärssystem. Har du svaren på de frågorna blir det lätt att jämföra leverantörer. Har du dem inte är det lätt att hamna i en situation där leverantören som berättar för dig vad du behöver.

Här är åtta saker att reda ut innan du skriver på, i den ordning vi brukar rekommendera. Listan fungerar oavsett vilket system du landar i.

1. Avgör om det verkligen är dags

Alla lager behöver inte ett WMS. Plockar du ett tiotal ordrar om dagen och kan lagret utantill räcker ofta lagerdelen i affärssystemet.

Några tecken på att det är dags:

• Kunskapen om lagret sitter i huvudet på några få personer
• Felplock och dubbelfrakt börjar kosta pengar
• Nya medarbetare tar veckor att lära upp
• Du jagar cut-off varje eftermiddag i stället för att planera dagen

2. Kartlägg lagret innan (!) du pratar med leverantörer

Gå igenom flödet från inleverans till utleverans och returer. Skriv ner vad som fungerar, var det blir kö och vilka moment som görs för hand.

Dela sedan upp kraven i tre listor:

• Det systemet måste klara från första dagen
• Förbättringar du vill göra längre fram
• Det som är bra att ha, men som kan vänta

Listan blir din måttstock i varje leverantörsmöte och utgångspunkten för implementeringen. 

Läs mer: Ska du köpa ett WMS? 5 tips från Care of Carls logistikchef

3. Bestäm hur WMS och affärssystem ska dela på jobbet

Oftast är det affärssystemet som håller koll på artiklar, kunder och ekonomi. WMS:et sköter det som händer på lagergolvet. Bestäm tidigt var gränsen går, så att ingen data finns på två ställen.

Fråga sedan hur integrationen till just ditt affärssystem fungerar. Finns det en färdig koppling, eller ska den byggas? Vem äger den när något ändras?

Glöm inte de andra systemen: e-handelsplattform, transportbokning och eventuell automation i din utvärdering och plan.

4. Räkna på hela kostnaden, inte bara licensen

Licensen är sällan den största posten över tid. Därför är det viktigt att räkna på den totala ägandekostnaden (TCO).

Be varje leverantör om en kalkyl som täcker:

• Licensmodell: per användare, per lager eller per order, och vad som ingår i grundpaketet
• Tilläggsmoduler du behöver nu och om ett par år
• Implementering och integration
• Hårdvara: mobila enheter, skannrar och skrivare
• Utbildning och support
• Uppgraderingar: ingår de, eller är varje ny version ett eget projekt?

Jämför sedan mot vad dagens sätt att jobba kostar dig i tid, felplock och missade cut-offs.

5. Välj system för lagret du har om tre år

Ett WMS byter du inte varje år. Fundera på hur volymerna ser ut framåt och om du planerar fler lager, nya marknader eller automation som AutoStore eller transportband.

Tänk också på säsongstoppar. Om du tar in extra personal inför Black Week eller julhandeln, hur enkelt är det att lägga till och ta bort användare? Och klarar systemet att styra både manuella zoner och robotar i samma orderflöde?

6. Låt dem som ska jobba i systemet testa det

Ett system som ser bra ut i en demo kan vara trögt på golvet. Ta med en plockare eller en lagerarbetare till demon och låt hen hålla i den mobila enheten.

Fråga hur lång tid det tar innan en ny medarbetare plockar själv. Det avgör hur snabbt du kan skala upp inför en topp, och hur sårbar du är när någon slutar

Läs mer: Därför är ett användarvänligt WMS avgörande för ditt lagerteam

7. Fråga om tidsplan och hur implementeringen går till

Be om en konkret plan:

• vilka steg,

• vem som gör vad

• och hur lång tid det brukar ta för ett lager som ditt.

Fråga också hur mycket tid ditt eget team behöver lägga, och om ni kan köra projektet parallellt med den dagliga driften. Ett WMS-projekt kräver tid från er sida, inte bara från leverantören så se till att sätta ihop en projektgrupp innan ni drar i gång. 

8. Prata med kunder som liknar dig

Referenser säger mer än en säljpresentation, särskilt från företag med liknande volymer, sortiment och affärssystem. Be om att få ringa en lagerchef, eller ännu bättre, besöka ett lager som kör systemet.

Bra frågor till en referenskund:

• Vad tog längre tid än ni trodde?
• Hur snabbt får ni hjälp när ni behöver?
• Vad hade ni gjort annorlunda?

Osäker på att göra utvärderingen själv? En oberoende konsult eller partner som känner flera system kan hjälpa dig att jämföra.

Behöver få med resten av ledningsgruppen inför valet av WMS?

Ett WMS-köp landar sällan bara hos lagret. Vd:n vill veta vad det betyder för tillväxten. CFO:n vill se kostnaden och återbetalningstiden. IT vill ha svar om arkitektur, säkerhet och integrationer.

Ta in dem tidigt, så slipper du ett nej i sista stund. Vi har samlat svaren för varje roll på egna sidor som du kan skicka vidare:

• Bitlog WMS för vd: tillväxt och lagret som konkurrensfördel
• Bitlog WMS för CFO: kostnad och återbetalningstid
• Bitlog WMS för CTO/CIO: arkitektur, säkerhet och integrationer

Så svarar Bitlog WMS på checklistan

Bitlog WMS är ett molnbaserat WMS för växande lager i Norden och Nederländerna. Kort om punkterna som brukar väga tyngst:

• Affärssystem: färdiga integrationer mot bland annat Visma.net och Visma Business. Bitlog passar också väl in i Microsoft Business Central-ekosystemet.
• Implementering: cirka 5 veckors arbete, utspritt på 5 till 12 kalenderveckor i er takt.
• Nya medarbetare: produktiva efter ungefär 15 minuters introduktion i mobilappen.

Vanliga frågor om att köpa WMS

Vad kostar ett WMS?
Det beror på licensmodell, antal användare, vilka moduler du behöver och hur mycket integration som krävs. Räkna på totalkostnaden över några år, inklusive implementering, hårdvara och uppgraderingar, inte bara månadsavgiften.

Hur lång tid tar det att implementera ett WMS?
Det varierar med lagrets storlek, antal integrationer och hur mycket tid ditt team kan lägga. Ett molnbaserat standardsystem går oftast att få igång på veckor. Med Bitlog WMS är det cirka 5 veckors arbete, utspritt på 5 till 12 kalenderveckor.

Behöver jag ett WMS om jag redan har ett affärssystem?
Inte alltid. Lagerdelen i affärssystemet räcker ofta för ett litet lager med enkla flöden. Ett eget WMS behövs när volymerna växer, när ni blir fler på lagret eller när du vill styra plock och inlagring bättre. Det jobbar då ovanpå affärssystemet.

Vad ska en kravlista för WMS innehålla?
Dina flöden från inleverans till utleverans och returer, de integrationer som krävs och dina volymer i dag och framåt. Dela upp kraven i det som måste fungera från start, det som kan komma senare och det som är bra att ha.

Molnbaserat eller lokalt installerat WMS?
Ett molnbaserat WMS kräver inga egna servrar och uppgraderas löpande av leverantören. Ett lokalt installerat system ger mer egen kontroll men också mer eget ansvar för drift och uppgraderingar.