Vad är ett WMS? Så fungerar ett lagerhanteringssystem

Ett WMS (warehouse management system), eller lagerhanteringssystem på svenska, är ett system som håller ordning på allt som händer i ett lager. Det håller koll på varorna från att de kommer in tills de plockas, packas och skickas till kunden. Ett bra WMS vet var varje vara står. Det säger också vad personalen ska göra härnäst och i vilken ordning.

I den här artikeln går vi igenom hur ett WMS fungerar och hur det skiljer sig från ett affärssystem. Vi tar också upp hur du vet när det är dags att skaffa ett.

Vad gör ett WMS?

På många lager utan systemstöd sitter kunskapen i huvudet på dem som jobbar där. Det funkar bra ett tag. Det slutar funka när du får fler ordrar eller nya medarbetare, eller när den som ”vet var allt står” går på semester. Eller slutar.

Ett WMS flyttar den kunskapen till systemet. Personalen skannar varor och lagerplatser med en handdator eller mobil, och varje rörelse registreras. Systemet vet alltså hela tiden vad som finns var och kan använda det för att planera jobbet.

Så fungerar ett WMS, steg för steg

De flesta WMS täcker hela vägen genom lagret:

• Inleverans. Du tar emot varor mot en inköpsorder. Systemet vet vad som ska komma, så du ser direkt om något saknas eller är fel.
• Inlagring. Systemet föreslår var varan ska stå. En vara som säljer mycket hamnar nära packningen. Om plockplatsen är full går resten till buffert.
• Lagersaldo och inventering. Saldot uppdateras varje gång en vara flyttas. Med löpande inventering slipper du ofta stänga lagret för en stor årsinventering.
• Plock. Systemet skapar plocklistor och väljer hur ordrarna ska plockas. Vid batchplock tar en plockare flera ordrar på samma runda. Vid zonplock har varje person sin egen del av lagret.
• Pack och utleverans. Ordern kontrolleras, packas och får en fraktetikett. Rätt vara åker i rätt kartong och hinner med transportörens cut-off.
• Returer. Du tar emot och kontrollerar returer. Sedan går varan tillbaka till lagret eller sorteras bort.

Systemet samlar också in data. Du ser hur många orderrader som plockas per timme, var det blir köer och vilka varor som inte säljer. Siffrorna hjälper dig att fatta beslut och styra lagret varje dag. De hjälper dig också med större beslut, till exempel om du ska ändra layouten.

Vad är skillnaden mellan WMS och ERP?

Ett ERP (affärssystem) håller ordning på ekonomi, inköp, försäljning och kunder. Många ERP har en enkel lagerdel som räcker gott för ett litet lager. Den vet hur många av en vara du har.

Ett WMS vet mer än så. Det vet var varan står och vem som ska hämta den. Det vet också i vilken ordning det ska ske och hur det påverkar resten av dagens ordrar. Ett ERP visar vad som har hänt. Ett WMS styr vad som ska hända.

Oftast jobbar systemen ihop. ERP:et har koll på ordrar och artiklar, och WMS:et sköter lagret. Ordrarna kommer från ERP:et eller e-handeln, och WMS:et skickar tillbaka besked om vad som har levererats.

Olika typer av WMS

• Molnbaserat WMS. Leverantören driver systemet, och du använder det i webbläsaren och i mobilen. Det uppdateras automatiskt, och du behöver inga egna servrar.
• Installerat WMS (on-premise). Systemet ligger på dina egna servrar. Du har full kontroll men får sköta driften själv, och varje uppgradering blir ofta ett eget projekt.
• Lagermodul i ERP. En bra start, men den kan inte lika mycket. Den passar när lagret är enkelt och du har få ordrar.

Tänk också på vilken typ av lager systemet är gjort för. Många äldre WMS är byggda för att skicka stora pallar till ett fåtal kunder. E-handel är något helt annat. Där har du många små ordrar och korta cut-offs, och kunderna vill ha paketet nästa dag. Fråga därför vilken sorts lager systemet är byggt för.

Tecken på att lagret har vuxit ur sitt system

Det är inget fel att klara sig utan WMS. Ett litet lager med få artiklar klarar sig ofta bra med ERP-modulen och god ordning.

Men när det är dags brukar några av de här tecknen dyka upp:

• Felplock och dubbelfrakt kostar mycket pengar.
• Nyanställda behöver flera veckor innan de klarar sig själva.
• Saldot i systemet stämmer inte med det som står på hyllan.
• Ordrar missar cut-off fast alla springer.
• Du vill börja automatisera, till exempel med AutoStore eller transportband, och behöver ett system som styr det.

Det här ska du titta efter när du väljer WMS

• Hur lätt det är att lära sig. Om systemet kräver långa utbildningar blir det ett problem varje gång du anställer, eller tar in extra personal inför högsäsong.
• Hur systemet planerar. Visar det bara listor? Eller prioriterar det ordrar efter cut-off och fördelar jobbet åt dig?
• Kopplingar. Finns det färdiga integrationer till ditt ERP, din e-handel och dina transportörer?
• Automation. Kan systemet styra både robotar och manuellt plock när du växer?
• Implementering. Hur lång tid tar ett projekt, och hur mycket av jobbet vill du göra själv?

Så fungerar Bitlog WMS

Bitlog WMS är ett molnbaserat WMS för företag som har och driver sitt eget lager. Det håller koll på saldot. Men det viktigaste jobbet är att planera dagen så att rätt ordrar blir klara i tid.

• Autopilot planerar dagen. Autopilot går igenom alla öppna ordrar med några minuters mellanrum och gör om planen när något ändras. Ordrar med närmast cut-off går först. Om en bråttom-order kommer in mitt på dagen hamnar den på rätt plats i kön. Ingen behöver sortera om listorna för hand.

• Nya medarbetare kommer igång på 15 minuter. Plockarna ser i mobilen vad de ska hämta och var varan står. Det tar ungefär en kvart att lära sig. Därför kommer både nyanställda och extrapersonal inför högsäsong snabbt igång.

• Manuellt plock och robotar i samma flöde. Om du har automation som AutoStore eller transportband styr Bitlog WMS både robotarna och det manuella plocket. Med Relay Picking (stafettplock) går ordern vidare mellan zonerna tills den är komplett. Med Picking Route Optimization går plockarna upp till 30% kortare sträcka.

• Ditt ERP får vara kvar. Ditt ERP är fortfarande källsystemet för ordrar och artiklar. Bitlog WMS driver lagret. Det finns färdiga integrationer till bland annat Visma.net och Visma Business. Bitlog WMS fungerar också ovanpå Microsoft Business Central.

• Igång på några veckor. Införandet tar ungefär 5 veckors arbete. Du bestämmer själv takten, så att lagret kan gå som vanligt under tiden. Räkna med 5 till 12 veckor, beroende på hur snabbt du vill gå fram.

• Så gick det för Apohem. Apohem satte ett mål om att plocka 100 orderrader i timmen inom ett år. De nådde målet på fyra månader och plockar i dag i snitt 45% över plockmålet.

Vanliga frågor om WMS

Vad står WMS för?
Warehouse management system, på svenska lagerhanteringssystem. Det är systemet som styr arbetet på lagret, från inleverans till utleverans.

Behöver jag ett WMS om jag redan har ett ERP?
Inte alltid. För ett enkelt lager räcker ofta ERP:ets lagerdel. Men när du får fler ordrar, fler artiklar eller fler medarbetare behöver du ett system som styr jobbet och inte bara håller koll på saldot.

Kan ett WMS styra robotar och annan automation?
Ja, om det är byggt för det. Ett WMS kan fördela ordrar mellan robotar som AutoStore och manuellt plock, så att allt går i samma flöde.

Vill du se hur det skulle funka på ditt lager? Boka en demo, så går vi igenom ditt flöde tillsammans.