Du har bestämt dig: lagret behöver ett nytt WMS. Nu kommer steget som avgör hur projektet går. Du ska ta reda på exakt vad du behöver och se till att du får det.
Vi frågade Magnus Olsson, logistikchef på Care of Carl, vad han skulle säga till någon i det läget. Magnus har jobbat som e-handelskonsult. Han har också jobbat med lager som skötts helt manuellt, och med lager som körts i ett affärssystem eller ett WMS. Här är hans fem tips.
Kort om Care of Carl
Care of Carl säljer herrkläder i premiumklass. Lagret ligger strax utanför Borås. Företaget säljer på nätet i hela EU och har butiker i fem länder.
Innan Bitlog styrdes lagret från affärssystemet. Plocklistorna skrevs ut på papper och allt kontrollerades för hand.
”Innan vi införde Bitlog var vår plockning väldigt manuell. Vi jobbade med papper och penna”, säger Magnus.
1. Kartlägg lagret innan du pratar med leverantörer
Börja med att få en tydlig bild av hur lagret fungerar i dag. Gå igenom processerna. Vad behöver bli bättre? Vad fungerar redan bra?
Skriv sedan ner tre saker:
- Det du behöver från systemet från första dagen
- Förbättringar du vill göra längre fram
- Det som är bra att ha, men som kan vänta
Listan blir din färdplan för det nya systemet. För Magnus är det här grunden för allt annat. Med listan blir det lättare att välja rätt leverantör. Och det blir mycket större chans att implementeringen lyckas.
2. Använd listan som guide
En kravlista hjälper bara om du använder den. Ta med den till varje möte med leverantörer. Jämför det de erbjuder med det som står på listan.
När du har valt leverantör blir listan utgångspunkten för implementeringen. Det ni har kommit överens om är det leverantören ska leverera. När allt står svart på vitt kan varken leverantören eller ditt eget team missförstå vad du förväntar dig.
3. Sätt ihop rätt projektgrupp
Ett WMS-projekt kräver tid och folk från ert håll, inte bara från leverantören. Bestäm vilka som ska vara med innan ni drar i gång. Se till att de får tid avsatt för projektet.
Ge alla en tydlig roll och ett tydligt ansvar. När alla vet vem som gör vad fastnar färre beslut.
4. Gör en tidsplan och stäm av den - ofta!
Gör en detaljerad projektplan med tidsplan. Boka sedan in regelbundna avstämningar, både internt och med leverantören.
Då ser du problem och förseningar tidigt, medan de fortfarande är lätta att lösa. Alla blir också påminda om vad just de ska göra.
5. Håll dig till standardfunktionerna först
Det är lockande att anpassa ett nytt system efter allt ni gör i dag. Magnus råd är att låta bli. Stora anpassningar ger mer jobb och kan försena hela projektet.
Kom i gång med standardsystemet först. När teamet har använt det ett tag blir det mycket lättare att se vilka ändringar som är värda att göra. Och vilka du kan strunta i.
Får du nya idéer under implementeringen? Skriv upp dem på en lista. Gå igenom listan när grundsystemet är i drift.
Så gick det för Care of Carl
Care of Carl valde Bitlog WMS. Det gick snabbt att införa, personalen lärde sig det lätt och det passade deras arbetssätt. I dag skannar de streckkoder i stället för att kontrollera för hand.
”I dag skannar vi bara streckkoden på plagget, vilket ger oss en väldigt effektiv plockprocess”, säger Adam Söderkvist, lagerchef på Care of Carl.
Resultatet? 40% högre operativ effektivitet och 25% lägre personalkostnader.
Planerar du ett eget projekt? En implementering av Bitlog är ungefär 5 veckors projektarbete, utspritt på 5 till 12 kalenderveckor. Du bestämmer takten, så att projektet går ihop med den dagliga driften. En bra kravlista (tips 1) och en tydlig projektgrupp (tips 3) gör det lättare att hålla tidsplanen.
Vanliga frågor
Vad ska en kravlista för ett WMS innehålla?
Börja med hur lagret fungerar i dag och var det brister. Skriv sedan upp det du behöver från start, det du vill förbättra senare och det som är bra att ha. Använd listan för att jämföra leverantörer och för att hålla implementeringen till det ni kom överens om.
Hur lång tid tar det att implementera ett WMS?
Det beror på hur stort projektet är och hur mycket tid ditt team kan lägga. Med Bitlog är det ungefär 5 veckors projektarbete, utspritt på 5 till 12 kalenderveckor i din takt.
Ska vi anpassa vårt WMS under implementeringen?
Så lite som möjligt. Kom i gång med standardfunktionerna först. Samla nya idéer på en lista och bestäm om ändringar när teamet har använt systemet ett tag.
Välj rätt från början
Ett bra WMS-projekt börjar långt innan systemet är i drift, med en tydlig bild av vad du behöver. Vår guide går igenom det viktigaste att tänka på.
